Valmentautujatietorekisteri

Rekisterinpitäjä
Uutta elämää Group/Mikkelin Toimintakeskus ry 0944845-0

Osoite
Raviradantie 8-10, 50100 MIKKELI

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
010 327 2940

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Minna Lunkka

Osoite
Raviradantie 8-10, 50100 MIKKELI

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
045 127 6078, minna.lunkka@toimintakeskus.fi

Rekisterin nimi
Uutta elämää Groupin valmentautujatietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet
Valmentautuja-asiakkaiden tietoja tallennetaan ja käsitellään, jotta Uutta elämää Group pystyy hallitsemaan asiakastietoja ja valmennussuhteita sekä dokumentoimaan valmennus- ja ohjaustyötä.

Henkilötietoja käsitellään asiakastietojärjestelmässä sekä Ohjausverkossa.fi-palvelussa.

Asiakastietojärjestelmä on tarkoitettu asiakkuuksien hallintaan ja valmennustyön dokumentointiin, jotta pystymme toteuttamaan valmennuspalvelua.

Ohjaustaverkossa.fi-palvelu on tarkoitettu neuvonta- ja ohjauspalveluiden tueksi. Palvelussa henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin ja seuraavin perustein:

• Ohjaustila: Mikäli Palvelussa asiakkaalle on avattu ohjaustila, käsitellään henkilötietoja ohjauksen yhteydessä. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä pyydetyn ohjauksen toteuttamiseksi. Ohjaustilassa voidaan antaa monialaista ohjausta, jossa useampi viranomainen ja/tai yleishyödyllinen organisaatio antaa ohjausta. Henkilötietojen jakaminen eri viranomaisen ja/tai yleishyödyllisten organisaatioiden kesken monialaisessa ohjauksessa edellyttää aina asiakkaan suostumusta. Suostumuksen voi peruuttaa Palvelussa milloin tahansa. Ohjaustilaa voidaan käyttää myös ryhmäohjauksiin, joissa useammalle asiakkaalle voidaan järjestää koulutusta tai tiedotusta samanaikaisesti. Ryhmäohjauksessa ei anneta henkilökohtaista ohjausta.
• Yhteydenottopyynnöt: Palvelua voidaan käyttää myös yhteydenottolomakkeiden luomiseen Uutta elämää Groupin viestintäkanaviin. Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä yhteydenottopyyntöön vastaamiseksi.
• Vaikuttavuuden mittaaminen: Uutta elämää Group käsittelee henkilötietoja myös tehtäviensä suunnittelemiseksi, toiminnan vaikuttavuuden arvioimiseksi ja tilastointia varten.  Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu Uutta elämää Groupin oikeutettuun etuun, jonka tarkoituksena on nykyisen toiminnan vaikuttavuuden mittaaminen ja sen perusteella toiminnan kehittäminen. Lisätietoja edellä mainitusta oikeutetusta edusta saa ottamalla yhteyttä yllä mainittuun yhteyshenkilöön.
• Henkilötietoja voidaan käsitellä, mikäli asiakas antaa ohjaustilassa palautetta saamastaan ohjauksesta.
• Ohjaustilassa annetun ohjauksen yhteydessä voidaan käyttää asiakkaan elämäntilanteen kartoittamisessa kysymyksiä, joihin vastataan numeroin. Näitä vastauksia voidaan käyttää myös ohjauksen vaikuttavuuden arvioimisessa. Vaikuttavuuden arvioinnissa käytetään ainoastaan numeroin annettuja vastauksia ja vastauksista koostetaan tilasto, josta yksittäisen asiakkaan vastaukset eivät ole tunnistettavissa.

Rekisterin tietosisältö

• Henkilötiedot
  • Etu- ja sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, osoite, kotikunta, puhelinnumero, spostiosoite
• Lähettävän tahon yhteyshenkilö ja häneltä saadut lähetetiedot
• Valmennussuunnitelma ja muu valmennustyön dokumentointi
• Tehdyt sopimukset, työpäivät ja läsnäoloseuranta
• Palveluiden käytöstä kertyvät tekniset tiedot, kuten kirjautumistiedot ja lokitiedot
• Ohjaustaverkossa.fi-palvelu/Ohjaustila
  • Tiedot suostumuksesta ja sen peruuttamisesta asiakkaan osallistuessa monialaiseen ohjaukseen
  • Tiedot huoltajasta, jos asiakas on alaikäinen
  • Ohjaustilassa annettu palaute
  • Ohjaustilassa käsitellyt henkilötiedot voivat sisältää erityisiä henkilötietoryhmiä koskevia tietoja, kuten tietoja terveydestä, rodusta, uskonnosta, poliittisista mielipiteistä, filosofisista uskomuksista, seksuaalisista mieltymyksistä tai sukupuolisesta suuntautumisesta. Tällaisia tietoja voidaan käsitellä asiakkaan elämäntilanteen kartoittamisen ja ohjauksen yhteydessä, mikäli asiakas jakaa ohjaustilassa tällaista tietoa. Näiden tietojen antaminen on välttämätöntä vain siinä tilanteessa, että ne liittyvät asiakkaan pyytämään ohjaukseen.
     
• Ohjausverkossa.fi/Yhteydenottolomakkeet
  Yhteydenottolomakkeella ei ole tarkoitus kerätä henkilötietoja vaan esittää yleisiä kysymyksiä, jotka eivät edellytä henkilökohtaista ohjausta tai asiakkaan elämäntilanteen kartoitusta. Yhteydenottolomakkeelle voi kuitenkin yhteydenotosta riippuen tallentua seuraavia henkilötietoja:
• esitetyt kysymykset ja yhteydenotot
• annettu palaute neuvonnasta
• sähköposti, johon vastaus annetaan
• valittu paikkakuntatieto (jos käytössä)
• Edellä mainitut tiedot ovat välttämättömiä, jotta yhteydenotto voidaan käsitellä. Yhteydenottoa ei kuitenkaan yhdistetä muihin asiakastietoihin, jotka rekisterinpitäjällä on asiakkaasta, ellet sitä nimenomaisesti pyydä. Sähköpostia käytetään vastauksen antamiseen asiakkaalle, eikä vastauksen antava organisaatio näe sähköpostia missään vaiheessa.
• Asiakas pystyy antamaan palautetta neuvonnasta samalta sivulta, josta näkee asiakkaalle lähetetyn vastauksen yhteydenottoon. Palautteen antaminen on aina vapaaehdoista, eikä vastauksen saaminen edellytä palautteen antamista.
• Palautteen mittaaminen kohdistuu käyttäjäorganisaation suorittamaan neuvontaan yleisesi. Annetuista vastauksista koostaan tilasto, josta asiakkaiden vastaukset eivät ole tunnistettavissa.
• Ohjaustaverkossa.fi-palvelu/Vaikuttavuuden mittaaminen

Siltä osin, kun ohjaustilassa on käytetty elämäntilanteen kartoittamisessa kysymyksiä, joihin vastataan numeroin asteikolla 0-10 (erittäin tyytymätön – erittäin tyytyväinen), numerovastauksia käytetään myös ohjauksen vaikuttavuuden mittaamisessa. Vaikuttavuuden mittaaminen kohdistuu organisaation suorittamaan ohjaukseen yleisesti. Vaikuttavuuden mittaamisen edellytyksenä on, että vähintään 15 asiakasta on vastannut kysymyksiin samassa toimipisteessä. Numeroin annetuista vastauksista koostetaan tilasto, josta asiakkaan vastaukset eivät ole tunnistettavissa.

Säännönmukaiset tietolähteet

• Lähettäviltä viranomaistahoilta asiakkaan suostumuksella saatu tieto
• Asiakas itse
• Omasta toiminnasta kertyvä tieto

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn ennalta antamaa suostumusta.

Ohjaustaverkossa.fi-palvelu on verkkoalusta ja palveluntarjoajana toimii Keski-Suomen ELY-keskus ja heillä on pääsy tietoihin palvelun toteuttamiseksi. Palveluntarjoaja toimii puolestamme ilman oikeutta käyttää tietoja omiin tarkoituksiin.

Jos olemme mukana sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa toiminnan uudelleenjärjestelyssä, henkilötietoja voidaan siirtää uudelle toiminnan harjoittajalle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

• Manuaalista aineistoa ei ole.
• Sähköisesti tallennetut tiedot/asiakastietojärjestelmä
  • Asiakastietoja sisältävän järjestelmän ForeAmmatin (palveluntoimittaja Foredata Oy) käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Uutta elämää Groupin työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokaisella on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja järjestelmään kirjaudutaan kertakäyttöisellä salasanalla. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
  • Foredata Oy järjestää palvelunsa tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja tehokkaasti ja pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn tietojärjestelmiinsä. Järjestelmä on suojattu usein erilaisin suojausmenetelmin. Tietoja pääsevät käyttämään vain Foredata Oy:n työntekijät henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan ja vain siltä osin kuin heillä on tarve saada työtehtäviänsä varten tietoja rekisteristä. Toimitilat on myös turvalliset ja lukitut.
• Sähköisesti tallennetut tiedot/Ohjaustaverkossa.fi-palvelu
  • Käytämme Keski-Suomen ELY-keskuksen tarjoamaa Ohjaustaverkossa.fi-palvelua.
  • Ohjaustaverkossa.fi-palvelun käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Uutta elämää Groupin työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Järjestelmään kirjaudutaan sähköisen tunnistautumisen kautta. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
  • Ohjaustaverkossa.fi-palvelu toteuttaa kohtuullisia turvatoimia (niin fyysisiä, sähköisiä kuin hallinnollisiakin) suojataksemme henkilötietoja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöltä sekä luvattomalta pääsyltä ja luovuttamiselta. Pääsyn henkilötietoihin on myönnetty vain valtuutetuille työntekijöille ja alihankkijoille, joilla on työtehtäviensä vuoksi tarve saada pääsy. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti ja käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus. Henkilötiedot on suojattu teknisesti mm. palomuurein ja salasanoin. Henkilötietojen käsittely ohjaustilassa edellyttää sähköistä tunnistautumista.

Tietojen säilytys

• Asiakastietojärjestelmä
  • Päättyneiden asiakkuuksien tiedot poistetaan järjestelmästä 2 krt/vuodessa (tammi- ja heinäkuussa).
• Ohjaustaverkossa.fi-palvelu
  • Ohjaustila
    • Henkilötiedot poistetaan asiakkuuden päättymisen jälkeen, ks. yllä.
    • Yksittäiset ohjaustilat pysyvät aktiivisina niin kauan kunnes asiakas ei ole tunnistautunut ohjaustilaan kolmeen (3) kuukauteen tai se suljetaan Uutta elämää Groupin toimesta.
    • Suljettu ohjaustila voidaan aktivoida Uutta elämää Groupin toimesta seuraavan kolmen (3) kuukauden ajan. Mikäli ohjaustilaa ei tänä aikana aktivoida, kyseinen ohjaustila arkistoidaan kahdeksitoista (12) kuukaudeksi ja samalla se poistuu ohjaajalta näkyvistä.
    • Arkistoidut ohjaustilat näkyvät tunnistautuneelle asiakkaalle ja niiden sisältö on asiakkaan ladattavissa koko arkistoinnin ajan. Arkistointiajan jälkeen ohjaustila poistetaan pysyvästi. Jos poistettava ohjaustila on kyseisen asiakkaan ainoa käyttäjätiliin liitetty ohjaustila, niin kaikki asiakkaan käyttäjätiliin liittyvät tiedot poistetaan järjestelmästä ja arkistosta.
  • Yhteydenottolomake
    • Kun asiakas saa lähettämäänsä yhteydenottopyyntöön vastauksen, se arkistoidaan 180 päiväksi. Arkistointiajan jälkeen yhteydenottopyyntö poistetaan. Samalla poistuvat yhteydenottopyyntöön liittyvät henkilötiedot, eikä asiakas pääse enää lukemaan saamaasi vastausta.
    • Jos arkistointi aikana asiakas esittää jatkokysymyksen samaan yhteydenottopyyntöön, niin pyyntö siirtyy pois arkistosta odottamaan Uutta elämää Groupin vastausta. Ja taas vastauksen jälkeen yhteydenottopyyntö arkistoituu ja arkistointi aika alkaa alusta.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Jos teemme tähän tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä käytössä olevien palvelun kautta tai muulla kohtuullisella tavalla, kuten sähköpostilla.